Im Reiter Abteilungen können Sie Abteilungen hinzufügen, um diese im Reiter Mitarbeiterverwaltung einem Mitarbeiter zuzuordnen.
Abteilungen werden verwendet, um Mitarbeiter zu gruppieren. Das kann hilfreich sein, um beispielsweise den Jahreskalender nur für einen bestimmten Personenkreis darzustellen.
Eine Abteilung fügen Sie hinzu, indem Sie im zunächst auf neu klicken. Nun können Sie auf der rechten Seite eine Bezeichnung für die Abteilung eingeben und optional auch einen Abteilungsleiter sowie dessen Vertretung angeben.
Abteilungsleiter und Vertretungen sind nur relevant, wenn Sie das elektronische Antragswesen verwenden. Dieses erlaubt das Versenden von Urlaubsanträgen, Reisekostenabrechnungen und Dienstreiseanträgen via E-Mail über Microsoft Outlook.
Der Wert Wegezeit(Minuten) wird in Verbindung mit dem Quick-Modus verwendet. Sie verwenden diesen Wert, wenn Sie ein sehr großes Firmengelände besitzen und Mitarbeiter Arbeitszeiten am PC erfassen möchten:
Der Quick-Modus startet die Zeiterfassung auf einem PC verkleinert in der Tray-Bar - der Mitarbeiter kann damit bequem Kommen und Gehen direkt am Arbeitsplatz "stempeln". Die Wegezeit gibt dabei an, um wie viele Minuten die erste Buchung eines Tages früher gewertet wird.
Beispiel: Abteilung A hat ihre Büroräume in der Nähe des Eingangs des Firmengeländes (dieser Abteilung trägt man die Wegezeit 0 ein). Abteilung B liegt am hintersten Ende des Firmengeländes (dieser Abteilung trägt man z.B. die Wegezeit 15 ein). Wenn nun Mitarbeiter der Abteilung A den PC anschalten und sich zum ersten mal an einem Tage über den Quick-Modus anmelden, wird die exakte Zeit erfasst. Mitarbeiter der Abteilung B (benötigen allein 15 Minuten, bis sie vom Werkseingang im Büro ankommen) bekommen beim ersten Anmelden als Arbeitszeit 15 Minuten früher das Kommen eingetragen. Die Wegezeit trägt demnach zur Gerechtigkeit bei - ein nicht zu unterschätzendes Argument gegenüber dem Betriebsrat, wenn es um die Einführung einer Zeiterfassung geht.
Um die Änderungen zu übernehmen bzw. die neu erstellte Abteilung hinzuzufügen, klicken Sie auf speichern.
Zum Löschen einer Abteilung markieren Sie diese in der Auswahlliste und klicken Sie dann auf löschen. Abteilungen können nur gelöscht werden, wenn diese keinem Mitarbeiter zugeordnet sind. Das Löschen einer Abteilung löscht folglich nur die Abteilungsbezeichnung, nicht jedoch die Mitarbeiter.