Im Reiter Stammdaten geben Sie die wichtigsten Personalien des Mitarbeiters an.
Im Feld Personalnummer geben Sie die Personalnummer des Mitarbeiters an. Die Personalnummer kann Buchstaben und Zahlen enthalten und ist maximal 10 Stellen lang. Wenn Sie rein numerische Personalnummern verwenden, sollten Sie führende Nullen verwenden, um eine optimale Sortierung zu erreichen. Vermeiden Sie die Verwendung von Sonderzeichen in der Personalnummer.
Unter Kennwort können Sie ein Kennwort für den Mitarbeiter vergeben, das Kennwortfeld kann auch leer gelassen werden. Möchte der Mitarbeiter sich vom Arbeitsplatz aus am Programm anmelden (um beispielsweise seine erfassten Arbeitszeiten anzusehen oder seinen Stundenkontostand abzufragen), muss er seine Personalnummer und dieses Kennwort angeben. Das Kennwort wird am Bildschirm als **** dargestellt. Um den Klartext des Kennwortes anzuzeigen, klicken Sie auf den Knopf rechts neben dem Kennwort.
Transponder-ID verwenden Sie, wenn Sie unser berührungsloses Zeiterfassungsterminal einsetzen. Geben Sie hier die Nummer ein, die auf dem Transponder-Clip aufgedruckt ist.
Nachname und Vorname des Mitarbeiters müssen bei jedem Mitarbeiter vergeben werden.
Das Feld Geburtsdatum gilt nur als Information - das Geburtsdatum wird u.a. auf dem Stundenzettel ausgedruckt. Achten Sie auf das Eingabeformat TT.MM.JJJJ.
Im Feld Abteilung ordnen Sie dem Mitarbeiter einer Abteilung zu. Bei Übersichten im Jahreskalender oder Auswertungen können Sie so die Darstellung auf Abteilungsebene wählen. Wie Sie eine neue Abteilung anlegen, erfahren Sie im Kapitel "Abteilungen"
Im Feld Land wählen Sie das (Bundes)Land, in dem sich die Arbeitsstätte des Mitarbeiters befindet. Somit kann das Programm die Feiertage korrekt berücksichtigen.
Unter Zeitmodell ordnen Sie dem Mitarbeiter einem Zeitmodell zu. In einem Zeitmodell ist gespeichert, an welchem Tag ein Mitarbeiter wie viele Stunden arbeiten muss und welche Pausenzeiten berücksichtigt werden. Mit Zeiterfassung können Sie beliebig viele Zeitmodelle verwalten (z.B. Vollzeit, Teilzeit, Aushilfen). Wie Sie neues Zeitmodell erstellen, erfahren Sie im Kapitel "Zeitmodelle"
Im Feld Erfassungsstart geben Sie an, ab welchem Datum Zeiterfassung mit der Berechnung der Stundenkonten des betreffenden Mitarbeiters beginnen soll.
Die Felder KontoStart geben an, welchen Stundenkonto-Stand der Mitarbeiter am Tag des Erfassungsstarts hat. Dieser Wert fließt mit in die Berechnung des Stundenkontos ein. Geben Sie den Wert im Format +HHH:MM bzw. -HHH:MM ein (z.B. +013:45).
Bei Rundung können Sie festlegen, ob für den Mitarbeiter die erfassten Arbeitszeiten beim Wechsel des Tages individuell gerundet werden. Diese Einstellung müssen Sie nur treffen, wenn die Zeiten für diesen Mitarbeiter auf einen anderen Wert gerundet werden sollen, als im gesamten Unternehmen. Wie Sie die Rundung für das Unternehmen festlegen, erfahren Sie im Kapitel "Gleitzeiten".
In der Tabelle Urlaub geben Sie die Urlaubsansprüche des Mitarbeiters für die aktuelle Jahr ein. Verwenden Sie hierzu am besten den Urlaubs-Assistent:
Mit Hilfe des Assistenten können Sie sehr einfach den ersten Eintrag in der Urlaubstabelle eintragen. Die Einträge für die folgenden Jahre erstellt das Zeiterfassungsprogramm für Sie automatisch, indem es den Resturlaub am Ende eines Kalenderjahres selbständig errechnet. Näheres hierzu erfahren Sie im Bereich Datenpflege.