In diesem Kapitel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Zeiterfassung nach der Installation konfiguriert wird um am Ende Zeiten zu buchen, Urlaub zu beantragen und zu genehmigen.
Grundkonfiguration:
Starten Sie die Software über die Verknüpfung "Zeiterfassung" auf Ihrem Desktop und melden Sie sich dann als "admin" an. Verwenden Sie dabei das Passwort, das Sie sich bei der Installation ausgedacht haben:
Sie gelangen nun in die Administrations-Oberfläche der Software, in der Sie alle wichtigen Einstellungen vornehmen können. Beim ersten Start der Software werden 3 Beispiel-Mitarbeiter sowie Abteilungen und Zeitmodelle angelegt.
Sie können die Daten der bereits erfassten Beispielmitarbeiter ändern oder Mitarbeiter löschen und neu anlegen.
In unserem Beispiel möchten wir aus dem PC ein Zeiterfassungsgerät machen, an dem sich jeder Mitarbeiter anmelden kann, um seine Arbeitszeiten zu buchen. Dabei soll der PC aber für normale Arbeiten weiter benutzt werden können - die "Terminal-Software" soll also im Hintergrund arbeiten.
Hierzu wechseln Sie in im Hauptmenü auf Konfiguration und dann auf den Reiter Terminalmodus:
Stellen Sie hier wie abgebildet als Erfassungs-Medium PC-Tastatur ein und wählen Sie den Tray-Bar-Modus zur Darstellung.
Als nächstes möchten wir eigene Abteilungen anlegen. Wechseln Sie hierzu im Hauptmenü auf Mitarbeiter und dann in den Reiter Abteilungen:
Hier können Sie eigene Abteilungen hinzufügen - die Anzahl der Abteilungen ist nicht begrenzt. Die Einstellungen Abteilungsleiter, 1.Vertretung und 2.Vertretung sind optional - diese werden später verwendet, wenn Sie einem Abteilungsleiter das Recht geben möchten, auf die Daten seiner Mitarbeiter zuzugreifen.
Im nächsten Schritt wechseln Sie in das Hauptmenü Zeitmodelle und dort zunächst in den Reiter Pausenregelung:
Der Einfachheit halber verwenden wir in unserem Beispiel die erste der 4 Pausenregelungen - im Kapitel Zeitmodelle ist nochmals genauer beschrieben, wie die einzelnen Pausenregelungen konfiguriert werden. Wichtig ist: Sie entscheiden sich unternehmensweit für eine Pausenregelung - die "Feineinstellungen" können Sie individuell für jedes Zeitmodell vornehmen.
In unserem Beispiel wird bei der ersten Pausenregelung eine Pause pauschal von der Arbeitszeit abgezogen. Um festzulegen, wie viele Stunden Mitarbeiter in einem Zeitmodell arbeiten müssen, wechseln Sie in den Reiter Zeitmodelle:
Klicken Sie bei Bedarf auf den Wochenarbeitszeit ändern, um die Soll-Arbeitszeit und die automatisch abzuziehende Pause zu ändern. In unserem Beispiel würden die Mitarbeiter keine Pause abgezogen bekommen, da Mo-Fr 8 Stunden Soll-Arbeitszeit und 0 Stunden Pausenabzug hinterlegt ist. Der Mitarbeiter würde die Pause demnach selbst stempeln - er würde also zu folgenden Zeiten an einem Tag buchen: 08:00, 12:00, 13:00, 17:00 - das würden dann 8 Stunden Istarbeitszeit entsprechen, dem 8 Stunden Soll-Arbeitszeit gegenüberstehen.
Um das Anlegen von Mitarbeiter zu üben, wechseln Sie nun wieder in den Reiter Mitarbeiter und löschen den Beispielmitarbeiter Hilf. Klicken Sie dann auf neu, und geben Sie einen eigenen Mitarbeiter ein:
Personalnummer und Kennwort werden verwendet beim Anmelden an der Zeiterfassung - das Feld Transponder-ID verwenden Sie nur, wenn Sie mit berührungslosen Transponderterminals arbeiten.
Das Feld Erfassungsstart gibt an, ab welchem Datum die Zeiterfassung beginnen soll, die geleisteten Arbeitszeiten mit den zu leistenden Arbeitszeiten laut Zeitmodell zu vergleichen. Der Wert KontoStart gibt den Stand des Stundenkontos zum Erfassungsstart-Tag an - er wird quasi als "Sockelwert" verwendet.
In der Urlaubstabelle tragen Sie die Werte für Resturlaub vom Vorjahr und dem regulären Jahresurlaubsanspruch ein, oder Sie löschen die Tabelle mit dem Minus-Zeichen und verwenden den Urlaubs-Assistenten.
Klicken Sie nun auf speichern.