Datenpflege

Datenpflege

Die Datenpflege ist ein wichtiges Instrument für den Zeiterfassungs-Admin, um die Einstellungen in der Konfiguration auf die erfassten Arbeitszeiten anzuwenden.

Aktualisieren der Buchungsdaten

Die Buchungsdaten werden vom System automatisch um 23:59 Uhr aktualisiert. Hierzu muss um diese Uhrzeit die Software auf dem PC gestartet sein. Es werden dabei folgende Operationen ausgeführt:

- Rundung der Arbeitszeiten (unternehmensweit bzw. individuell)

- Überprüfung der Pausenzeiten (flexible Mindestpause, bzw. feste Pausenzeiträume)

- Überprüfung der Kommen/Gehen-Buchungen hinsichtlich der Gleitzeitgrenzen

- Löschen von Terminen, falls Kommen-Gehenbuchungen vorhanden sind

- Überprüfung der anrechenbaren Überstunden pro Tag und evtl. Abzug der Mehrarbeit

Sollen bei nachträglichen Änderungen der Arbeitszeit eines Mitarbeiters durch den Administrator die oben genannten Prüfungen und Korrekturen vom System vorgenommen werden, muss für den betreffenden Tag die Aktualisierung der Buchungsdaten aufgerufen werden.

Wenn die Aktualisierung der Buchungsdaten aus irgendwelchen Gründen nicht durchgeführt wurde, prüft das System nach der Admin-Anmeldung automatisch, ob Daten noch nicht aktualisiert wurden und aktualisiert diese dann automatisch.

Monatsabschluss durchführen

In der Konfiguration und in den individuellen Einstellungen eines Zeitmodells kann mit der Einstellung maximaler Stundenkontoübertrag in den nächsten Monat festgelegt werden, wie viele Überstunden ein Mitarbeiter in einem Monat machen darf. Die Monatswechselfunktion überprüft, ob die Stundenkonten der Mitarbeiter im angegebenen Monat den eingestellten Wert überschreiten. Falls ja, wird eine Korrekturbuchung erzeugt, die das Stundenkonto laut Vorgabe „kappt".

Falls im Mandantengleitzeitmodell ein Übertrag von ‚00:00' festgelegt wurde, und einzelne Mitarbeiter einen negativen Stundenkontostand haben, d.h. zu wenig gearbeitet haben, wird ebenfalls eine Korrekturbuchung erzeugt, die den Stundenkontostand wieder auf ‚00:00' setzt.

Wählen Sie vor dem Start des Monatswechsels den Monat aus für den der Stundenkontenübertrag überprüft werden soll und klicken Sie anschließend auf Monatswechsel starten.

Beispiel 1:

Im Mandantengleitzeitmodell ist ein Stundenkontoübertrag von 00:00 Stunden vorgesehen. Der Mitarbeiter ‚001' Anton Huber hat am Ende des Monats Januar einen Stundenkontostand von -08:00 Stunden. Es wird eine Korrekturbuchung von +08:00 Stunden erzeugt, die das Stundenkonto auf 00:00 ausgleicht.

Beispiel 2:

Im individuellen Gleitzeitmodell für die Mitarbeiterin ‚002' wurde als maximaler Übertrag 10:00 Stunden eingetragen. Die Mitarbeiterin mit der Personalnummer ‚002' Amalia Meier hat ein Stundenkonto von 26:30 Stunden. Bei Aufruf der Monatswechselfunktion für den Monat Januar wird das Stundenkonto dieser Mitarbeiterin durch eine Korrekturbuchung über 16:30 Stunden auf 10:00 Stunden gesetzt.

Beispiel 3:

Wie im Beispiel 1 ist im Mandantengleitzeitmodell ein Stundenkontoübertrag von 00:00 vorgesehen. Der Mitarbeiter ‚006' Willi Hilf arbeitet unregelmäßig als Aushilfe. In seinem Zeitmodell ist daher die Sollzeit 00:00 für alle Wochentage hinterlegt. Im Februar hat dieser Mitarbeiter 21:30 Stunden gearbeitet. Die Monatswechselfunktion erzeugt eine Korrekturbuchung mit dieser Gesamtstundenzahl als Korrekturwert. Die Lohnabrechnung für Aushilfen wird auf diese Weise erleichtert.

Müssen nach der Durchführung des Monatswechsels noch Änderungen an den Mitarbeiterdaten für den betroffenen Monat durchgeführt werden, die das Stundenkonto des betreffenden Monats verändern, d.h.

Löschen Sie in diesem Fall die vom Zeiterfassungssystem erzeugte Korrekturbuchung, führen Sie die notwendigen Änderungen durch und starten Sie den Monatswechsel anschließend erneut.

Sollen Korrekturen am Gesamtstundenkonto vorgenommen werden, z.B. beim Wechsel eines Mitarbeiters aus einem Gleitzeit-Zeitmodell in ein Zeitmodell mit Stundenkappung, muss diese Korrektur im Vormonat stattfinden.

Beispiel:

Für einen Mitarbeiter, der ein Gleitzeitkonto mit insgesamt +50:00 Stunden führt, soll ab dem Monat April, das Stundenkonto zukünftig auf 00:00 Stunden gekürzt werden. Damit die bislang geleisteten Überstunden nicht mehr im Stundenkonto erscheinen, tragen Sie die Korrektur von –50:00 Stunden für den Monat März ein. Ein Eintrag im Monat April, würde dazu führen, dass die negative Korrekturbuchung das April-Zeitkonto belastet und bei Kappung des Stundenkontos für April beim Monatswechsel eine Korrekturbuchung „MINUS-STUNDEN VOM LOHN ABZIEHEN" generiert wird!

Jahreswechsel durchführen

Den Start in ein neues Jahr unterstützt das Zeiterfassungsprogramm mit folgenden Funktionen:

- Berechnung des Resturlaubs

- Eintrag des Urlaubsanspruchs aus dem vergangenen Jahr

- Anpassung der Stundenkonten an einen maximalen Stundenübertrag ins neue Jahr

Führen Sie diese Funktionen immer erst im neuen Jahr aus, um sicherzustellen, dass alle Urlaubdaten, Korrekturen und Arbeitsstunden des vergangenen Jahres vollständig und korrekt eingetragen wurden.

Dürfen Ihre Mitarbeiter nur eine bestimmte Anzahl an Überstunden ins Neue Jahr "mitnehmen"?

Um die Zeitkonten Ihrer Mitarbeiter nach dem kalendarischen Jahreswechsel anzupassen, tragen Sie den maximalen Stundenkontoübertrag ein (maximal 500 Stunden). Für alle Mitarbeiter wird der Stundenkontostand zum 31.12. des vergangenen Jahres ermittelt und, falls das Stundenkonto größer als der angegebene Maximalwert ist, eine Korrekturbuchung im Monat Dezember des vergangenen Jahres eingetragen.

Tragen Sie den gewünschten Wert in das Textfeld neben Maximaler Stundenkonto-Übertrag ein.

Zur Kontrolle der Korrekturbuchungen können Sie nach Durchführung der Stundenkontoanpassung auf das Protokoll-Symbol neben Stundenkonto-Kappung durchführen klicken.

Die Anpassung der Stundenkonten kann - falls notwendig - wiederholt werden. Beim erneuten Aufruf werden Sie jedoch zunächst darauf aufmerksam gemacht, daß bereits eine Stundenkontoanpassung durchgeführt wurde. Es wird Ihnen angeboten, diese Korrektur dann rückgängig zu machen. Nach erneutem Start des Zeiterfassungsprogramms rufen Sie ein zweites Mal den Jahreswechsel auf und rufen die Kontoanpassung auf.

Beim Klicken auf Urlaubsansprüche für xxxx aufbauen wird für alle Mitarbeiter der Resturlaub berechnet und als Anspruch im neuen Jahr wird der Urlaubsanspruch des vorausgegangenen Jahres eingetragen.

Beispiel:

Der Mitarbeiter Anton Huber (Personalnummer '001') mit einem Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Jahr 2001 hat nur 29,5 Tage Urlaub genommen. Als Urlaubsdaten im Jahr 2002 wird ein Resturlaub von 0,5 Tagen und ein Anspruch von 30 Tagen eingetragen.

Falls Sie bereits für einzelne Mitarbeiter Anspruch / Resturlaub für das neue Jahr eingetragen haben, müssen Sie als Jahr korrigieren, für das die Urlaubsdaten berechnet werden sollen. Anschließend werden die Daten aller Mitarbeiter für das betreffende Jahr neu berechnet.

Zur Kontrolle der berechneten Urlaubsdaten wird beim Klicken auf den Protokoll-Button neben Urlaubsansprüche für xxxx aufbauen ein Protokoll angezeigt: