Anzahl der anschließbaren Chipkartenterminals
Die Anzahl der an das System anschließbaren Chipkartenterminals ist unbegrenzt - es gilt die Regel: jedes Chipkartenterminal muss an einen Rechner angeschlossen sein, auf dem das Zeiterfassung Pro-Programm läuft.
In der Pro-Version steuert Serverprogramm ein Chipkartenterminal an.
Somit ist auch die Anzahl der zu installierenden Chipkartenterminals ist unbegrenzt.
Anzahl der Rechner, mit denen man unbeschränkt (als Administrator) auf den Datenbestand zugreifen kann
Auch die Anzahl der Administrator-Rechner ist unbegrenzt. Typischerweise wird Zeiterfassung Pro im Personalbüro oder im Büro des Geschäftsführers installiert.
Das Administrator-Programm von Zeiterfassung Pro ermöglicht folgende Aktionen:
- Benutzerdaten anlegen
- Benutzer löschen
- Auswertungen drucken
- Arbeitszeiten ändern
- Urlaubsübersicht
- Urlaub eintragen / streichen
Wie oft müssen meine Mitarbeiter stempeln / wie viele Arbeitszeiten können sie eingeben?
Grundsätzlich kann ein Mitarbeiter am Tag 10 mal kommen und 10 mal gehen. Die gearbeitete Zeit resultiert immer aus den Kommen/Gehen- Paaren.
Wie oft Ihre Mitarbeiter stempeln müssen, können Sie bestimmen.
Beispiel 1 (keine Pausenzeiten vordefiniert):
09:00 Kommen
12:00 Gehen (9 bis 12 = 3 Stunden)
13:00 Kommen
17:00 Gehen (13 bis 18 = 4 Stunden)
18:00 Kommen
19:00 Gehen (18 bis 19 = 1 Stunde)
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insgesamt 08:00 Stunden gearbeitet Zeit
Beispiel 2 (feste Pausenzeiten für jeden Tag definiert):
an diesem Tag sind 00:45 Stunden Pause festgelegt
08:00 Kommen
16:45 Gehen
===========
insgesamt 08:00 Stunden gearbeitete Zeit
Vordefinierte oder flexible Pausenzeiten?
Wie im vorangegangenem Abschnitt bereits beschrieben bietet Zeiterfassung 2 Möglichkeiten zur Erfassung der Pausenzeiten:
1.) Der Betrieb hat feste Pausenzeiten:
Mo-Do 45 Minuten Pause
Fr 30 Minuten Pause
Der Mitarbeiter muss die Pausenzeit NICHT stempeln (er stempelt nur morgens beim Kommen und abends beim GEHEN)
Die Pausenzeiten werden automatisch von der gestempelten Tageszeit abgezogen:
Kommen 08:00 Uhr ; Gehen 16:45 Uhr -> resultierende Arbeitszeit: 08:00 Stunden (Mo-Do)
Kommen 08:00 Uhr ; Gehen 16:30 Uhr -> resultierende Arbeitszeit: 08:00 Stunden (Fr)
2.) Der Betrieb hat flexible Pausenzeiten:
Der Mitarbeiter kommt um 08:00 Uhr und stempelt zum ersten Mal
Der Mitarbeiter geht um 12:00 Uhr in die Kantine (wo ein 2. Terminal steht) und stempelt.
** an dieser Stelle "stoppt" die Zeiterfassung
Der Mitarbeiter verlässt die Kantine um 13:00 Uhr und stempelt
Der Mitarbeiter verlässt die Firma um 16:00 Uhr und stempelt
=> gearbeitete Zeit: 08:00-12:00 Uhr = 4 Stunden
+13:00-17:00 Uhr = 4 Stunden
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Summe an diesem Tag: 8 Stunden
Wie die Pausen erfasst werden sollen legen Sie bei der Definition des Mandantengleitzeitmodells an.
Zusätzlich kann man angeben, in welchem Zeitraum die Mittagspause stattfindet - ggf. individuell in jedem Zeitmodell. Wenn ein Mitarbeiter nicht die Mittagspause nicht erfasst oder die Mindestdauer der Mittagspause unterschreitet, dann wird automatisch ein Mindestpausenwert eingetragen.
Die Bedienung von Zeiterfassung im Alltag
Beispiel Krankheit:
Zeiterfassung kennt volle und halbe Krankheitstage.
Halbe Krankheitstage:
Verlässt ein Mitarbeiter die Firma an einem Tag wegen Krankheit frühzeitig und kommt an diesem Tag nicht wieder, so braucht der Mitarbeiter beim Verlassen des Firmengebäudes nicht zu stempeln, sondern er geht ins Personalbüro (oder zum Vorgesetzten) und meldet sich ab.
Das Personalbüro trägt den aktuellen Tag bei dem Mitarbeiter entweder als halben oder als ganzen Krankheitstag ein.
Beispiel:
Am 12.12.99 muss 08:00 Stunden gearbeitet werden.
Der Mitarbeiter kommt um 08:00 Uhr (stempelt) und meldet sich gegen 11:00 Uhr im Personalwesen, weil er sich nicht wohlfühlt.
Das Personalbüro beschließt, den Mitarbeiter nach Hause zu schicken und trägt ihm am 12.12.99 als 1/2 Krankheitstag ein.
Auf dem Stundenkonto wird dem Mitarbeiter nichts belastet.
Volle Krankheitstage:
Der Mitarbeiter fühlt sich morgens beim Aufstehen nicht gut. Er ruft im Personalbüro an und meldet sich krank.
Hier wird der Mitarbeiter für einen oder mehrere Tage als krank eingetragen.
Der Vorgesetzte braucht in diesem Fall vom Personalwesen nicht über die Krankheit des Mitarbeiters in Kenntnis gesetzt zu werden.
Es genügt, wenn er seine Kalenderübersicht vom Arbeitsplatz aus aufruft. Dort sieht er wer innerhalb seiner Abteilung krank oder im Urlaub ist.
Der Vorgesetzte braucht sich nur noch bei Rückfragen an das Personalwesen zu wenden.