Im Bereich Konfiguration können Sie Zeiterfassung nach Ihren Wünschen einstellen. Im "unkonfigurierten Zustand" erfolgt das Buchen von Zeiten im Terminalmodus durch Eingabe von Personalnummer und Passwort.
In den Grundeinstellungen legen Sie allgemeine Einstellungen fest, die systemweit gelten. Wenn Sie mehrere Arbeitsstationen in einem Netzwerk an die Zeiterfassung anbinden, können Sie von jedem PC aus die Grundeinstellungen ändern, die dann für alle PCs gelten.
Im Reiter Grundeinstellungen werden in der Tabelle im oberen Teil des Bildschirms die Verbindungsparameter angezeigt. Der SQL-Server gibt an, auf welchem Computer sich die Zeiterfassungsdatenbank befindet. Der Pfad zum Server gibt an, wo sich die Programmdateien auf dem Server befinden. Dieser Pfad wird benötigt, damit sich beim Einspielen von Softwareupdates alle Arbeitsstationen automatisch aktualisieren. Die Angabe Lokaler Pfad können Sie nicht ändern, sie beschreibt, in welchem Verzeichnis Zeiterfassung auf dem aktuellen PC installiert ist.
Mit den Funktionen Pfad zum Server wählen können Sie sich zu einem anderen Zeiterfassungs-Server verbinden, indem Sie das Programm-Verzeichnis wählen, in dem die Zeiterfassung auf dem gewünschten Server installiert ist.
Unter "Pfad zum Server" ist immer die Freigabe zum lokalen Installationspfad (meist c:\Programme\Zeiterfassung) auf dem Server anzugeben. Wie Sie eine Freigabe erstellen erfahren Sie in der Windows-Hilfe. Achten Sie darauf, dass die Freigabe über Lese- und Schreibrechte verfügen muss.
Im Bereich Einstellungen können Sie den Zugriff der Mitarbeiter auf die Datenbank einstellen. Sie können zwischen zwei Modi wählen:
Die Option Zeiterfassung an arbeitsfreien Tagen erlauben bestimmt, ob Mitarbeiter auch dann Zeiten erfassen dürfen, wenn sie nicht im Unternehmen arbeiten müssten.
Mit Stundenzettel-Schnelldruck legen Sie fest, ob auf dem Stundenzettel zusätzlich Werte für Anzahl geleisteter Stunden an freien Tagen, Feiertagen, Samstagen und Sonntagen ausgegeben werden, was beim Erzeugen der Stundenzettel etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Uhrzeit, ab der Buchungen zwischen den Tagen möglich sind: Hier sollten Sie nur dann einen Wert eintragen, wenn Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zwischen den Tagen, also beispielsweise von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr arbeiten. Ab der von Ihnen angegebenen Uhrzeit prüft das Programm, ob die Zeitpaare entsprechend folgendem Beispiel ergänzt werden sollen: Buchung: 22:00 und 06:00 => erzeugte Zeitpaare: 22:00-00:00 und 00:00-06:00
Im Modus nur lesend; Urlaubstage beantragen können sich die Mitarbeiter an der Arbeitsstation mit ihrer Personalnummer und ihrem Passwort anmelden, um Urlaubstage direkt am PC zu beantragen, und zusätzlich zu den Stundenzetteln direkt auszudrucken. Das Ändern der Arbeitszeiten ist hierbei nicht möglich. Der Mitarbeiter hat lediglich die Möglichkeit beantragte Urlaubstage wieder zu löschen. Dies geht nur solange, bis der beantragte Urlaub genehmigt wurde. Der Modus lesend und schreibend; Urlaubstage beantragen erlaubt es dem Mitarbeiter nach der Anmeldung am System seine Arbeitszeiten zu ändern. Auch bereits erfasste Arbeitszeiten von vergangenen Tagen, Monaten und Jahren kann der Mitarbeiter hierbei ändern. Die Einstellung ist dann sinnvoll, wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Arbeitszeiten direkt von den Mitarbeitern eingeben lassen und nicht über den Terminalmodus Arbeitszeiten erfassen.
Im Bereich Zeiten runden finden Sie Optionen zur Rundung der Arbeitszeiten. Diese Einstellungen gelten für alle Mitarbeiter. In den Mitarbeiterdaten können Sie bei bedarf eine abweichende Rundung einstellen. Zeiterfassung kann die Zeiten auf 5,6,10 und 15 Minuten runden und dabei die Kommen-Zeit sowie die Gehen-Zeit jeweils getrennt auf- oder abrunden. Wenn Sie die Option Originalzeiten im Kommentarfeld eintragen, falls Zeiten gerundet wurden aktivieren, werden die tatsächlich gebuchten Zeiten im Bemerkungsfeld des Zeitpaares eingetragen.
Die Funktion Projektzeiterfassung aktivieren ermöglicht es den Mitarbeitern, bei einer Kommen-Buchung ein Projekt zu wählen. Die gearbeitete Zeit bis zur nächsten Gehen-Buchung wird dem Projekt zugewiesen und kann ausgewertet werden. Mit der Zusatzoption mehrdimensionale Projekte können Sie bis zu 5 Projektdimensionen (z.B. Kunde/Auftrag/Arbeitsschritt/Maschine/Werkzeug) tief Projekte erfassen.
- Falls ein Mitarbeiter an einem Tag mit einem Termin stempelt, wird der Termin bei Tageswechsel gelöscht; es gilt die gestempelte Arbeitszeit.