Die Mobile Zeiterfassung ist ein kleines Zusatzprogramm welches zur Eingabe der Zeitbuchungen an Computern ohne direkte Anbindung an die Zeiterfassungsdatenbank geschrieben wurde. Der MiniClient passt auf eine Diskette und kann von einem beliebigen Computer aus direkt von Diskette gestartet werden, ohne dass die Zeiterfassung-Software auf diesem Computer installiert ist. Über einen Datenaustausch werden die Zeitbuchungen in das Hauptprogramm eingespielt. Als Stammdaten am MiniClient können die Mitarbeiter und Projekte angezeigt werden.
Über das Pull-Down-Menü Extras/Mobile Zeiterfassung gelangen Sie in die mobile Zeiterfassung.
Hier gibt es vier Untermenüs:
| 1. | Datenaustausch |
| 2. | Client starten |
| 3. | Diskette / Client mit Daten auf Diskette kopieren |
| 4. | Diskette / Daten auf Diskette kopieren. |
1. Datenaustausch
Mit diesem Programmteil können die Zeitbuchungen der MiniClients eingelesen, bearbeitet und gespeichert werden.
Im Datenaustausch-Pfad wird festgelegt, wo die Dateien des Miniclient (*.mcl-Dateien) gespeichert sind. Über den Buchungszeitraum können gezielt die Daten eines Monats selektiert werden. Über die Auswahl von Abteilungen lassen sich bestimmte Mitarbeitergruppen auslesen.
Durch klicken auf Mini-Client-Dateien einlesen werden die Zeitbuchungen aller *.mcl-Dateien aus dem Datenaustausch-Pfad entsprechend der Selektion (Buchungszeitraum, Abteilungen) eingelesen und zur Bearbeitung oder Speicherung bereitgestellt. Durch klicken auf die Spalten lässt sich die Sortierung umstellen.
Das endgültige Speichern der Daten in der Zeiterfassung-Datenbank erfolgt per Klick auf Datensätze speichern.
Um die Mitarbeiter- und Projektstammdaten zum Datenaustausch bereit zu stellen, wird der Button Projekte und Mitarbeiter exportieren angeklickt. Dabei werden ausschliesslich die Mitarbeiter exportiert, wie im Feld Abteilungen ausgewählt. Dabei werden die Dateien "z_projekte.dat" und "z_personalnummern.dat" im Datenaustausch-Pfad angelegt.
2. Daten auf Diskette kopieren
Über den Menüpunkt Extras/Mobile Zeiterfassung/Diskette/Client mit Daten auf Diskette kopieren wird das Programm "miniclient.exe", "z_projekte.dat" und "z_personalnummern.dat" auf eine Diskette kopiert.
Über den Menüpunkt Extras/Mobile Zeiterfassung/Diskette/Daten auf Diskette kopieren werden die Dateien "z_projekte.dat" und "z_personalnummern.dat" auf eine Diskette kopiert.
3. MiniClient
Den Mini-Client können Sie über das Pull-Down-Menü Extras/Mobile Zeiterfassung/Client starten aufrufen:
Nach dem Starten des MiniClient wird zuerst eine Buchungsdatei über das Pull-Down-Menü Datei/Neu angelegt:
Geben Sie hier einen gewünschten Dateinamen mit der Endung ".mcl" an und klicken Sie auf Öffnen.
Nun sehen Sie im Fenstertitel den eingegebenen Dateinamen und können mit der Erfassung beginnen.
Im Reiter Konfiguration wird der Datenaustausch-Pfad festgelegt. Es kann festgelegt werden, ob die Start- und Endzeit oder Ist-Zeiten eingegeben werden sollen:
Bei der Einstellung Ist-Zeiten werden die Stunden und Minuten eingetragen. Bei der Übertragung in die Zeiterfassung-Datenbank wird für jeden Eintrag von ‚00:00' Uhr bis zur entsprechenden Zeit eingetragen. Der Eintrag nur existierende Werte zulassen sorgt dafür, dass die Personalnummern und die Projekte, falls angegeben, verifiziert werden. Die Personal- und Projektdaten werden über das Pull-Down-Menü Datei/Datenaustausch/aktuelle Personalnummern und Projekte eingelesen.
Über Datei/Buchungen bearbeiten lassen sich die eingegebenen Zeitbuchungen überarbeiten. Durch einen Klick auf eine Spalte lässt sich die Sortierung der Daten einstellen. Der Reiter Zeitbuchungen zeigt alle Zeitbuchungen, die in der aktuellen MCL-Datei erfasst sind:
Falls Sie mit dem Mini-Client Projekte erfassen, können Sie im Reiter Monatsbericht eine Übersicht über die erfassten Projekte eines Monats aufrufen:
Die Zeitbuchungen werden über das Pull-Down-Menü Datei/Datenaustausch/Zeitbuchungen exportieren im Datenaustausch-Pfad bereitgestellt.