Wenn Sie sich als Mitarbeiter anmelden, bekommen Sie ebenfalls diesen Kalender angezeigt und können (meist nur lesend) mit dem Kalender arbeiten. Wenn Sie als "admin" angemeldet sind und die Mitarbeiter-Zeiten bearbeiten, haben Sie uneingeschränkten Zugriff auf die erfassten Daten.
Das Bearbeiten von Mitarbeiter-Daten wird in der Regel dazu verwendet, Korrekturen an den erfassten Arbeitszeiten durchzuführen oder genehmigte Urlaubs- und Krankheitstage einzutragen.
Der Mitarbeiter hingegen kann vom Arbeitsplatz aus lediglich Urlaubstage beantragen und über den "Ausgabe" - Knopf ausdrucken - es sei denn, Sie geben ihm das Recht, auch Arbeitszeiten schreibend zu bearbeiten.
Ein bereits erfasster Tag wird im Kalender fett dargestellt, Tage, an denen der Mitarbeiter nicht gearbeitet hat obwohl er hätte arbeiten müssen, werden mit einem gelben Warndreieck gekennzeichnet. Sie können hiermit auf einen Blick sehen, welche Tage beispielsweise vergessen wurden vom Mitarbeiter zu erfassen.
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Tag, dessen Daten Sie sich anzeigen lassen möchten. Je nachdem als was der Tag erfasst wurde, erscheinen im unteren Bereich Informationen zum gerade aktiven Tag.
| • | nicht erfasster Tag |
Ein nicht erfasster Tag in der Vergangenheit bedeutet, dass ein Mitarbeiter, der an diesem Tag beispielsweise 8 Stunden hätte arbeiten müssen, diese 8 Stunden Sollzeit als negativen Betrag auf seinem Stundenkonto verbucht bekommt. Dies ist so lange der Fall, bis Sie den Tag als Arbeitstag oder anderen Tag definieren.
In der Praxis bedeutet das: Wenn ein Mitarbeiter vergisst, seine Zeiten zu erfassen, wird ihm dies sofort auffallen, da das Stundenkonto um die nicht eingetragene Zeit minimiert wird.
| • | Arbeitstag |
Ein Arbeitstag wird im Kalender mit fett gedrucktem Zeichensatz dargestellt und ermöglicht es, bis zu 20 Zeitpaare zu erzeugen. Jedes Zeitpaar hat eine Start- und End-Zeit, die in der Summe den Ist-Stand des Tages darstellt. Im Feld Zusätzliche Pause können Sie eine Pause eintragen. Dieser Wert wird automatisch von der Ist-Zeit des Tages abgezogen.
| • | Krankheitstag |
Ein Krankheitstag wird im Kalender rot (voller Krankheitstag) bzw. hellrot (halber Krankheitstag) dargestellt. An einem vollen oder halben Krankheitstag können keine Arbeitszeiten erfasst werden. Bezogen auf die monatlichen Soll-Stunden werden volle und halbe Krankheitstage vollständig aus der Berechnung herausgenommen. Das bedeutet in der Praxis: Ist ein Mitarbeiter den ganzen Monat krank, beträgt seine Ist-Zeit 00:00 und seine Soll-Zeit 00:00.
Viele Kunden fragen uns, warum an halben Krankheitstagen keine Arbeitszeiten hinterlegt werden können. Der Grund ist einfach: An einem halben Krankheitstag kann niemals ein vernünftiges Stundenkonto berechnet werden. Müsste ein Mitarbeiter normalerweise 8 Stunden arbeiten, meldet sich aber einen halben Tag krank, und hat aber zu diesem Zeitpunkt bereits 5 Stunden gearbeitet, müsste das Programm rein rechnerisch dem Mitarbeiter eine Überstunde anrechnen, da ein halber Krankheitstag quasi aus 8 Soll-Stunden 4 Soll-Stunden machen würde. In künftigen Versionen werden die bereits erfassten Daten eines halben Krankheitstages zusätzlich ausgegeben aber trotzdem nicht gewertet.
| • | Urlaubstag |
Ein Urlaubstag wird im Kalender blau (voller Urlaubstag) bzw. hellblau (halber Urlaubstag) dargestellt. Diese Tage können kann nur vom Administrator erfasst werden. An einem vollen Urlaubstag gilt die Istzeit=Sollzeit, an einem halben Urlaubstag gilt die halbe Sollzeit und Sie können Zeiten an diesem Tag erfassen.
| • | beantragter Urlaubstag |
Ein beantragter Urlaubstag wird im Kalender grün (voller beantragter Urlaubstag) bzw. hellgrün (halber beantragter Urlaubstag) dargestellt. Mitarbeiter können vom Arbeitsplatz aus Urlaubstage beantragen, die der Administrator mit
Klicken Sie einen erfassten Tag mit der linken Maustaste an, werden die Daten des Tages in der unteren Bildschirmhälfte angezeigt:
Sie haben nun die Möglichkeit, die erfassten Zeiten zu ändern, indem Sie die Knöpfe neben der Kommen- und der Gehen-Zeit anklicken.
Mit dem Uhren-Symbol haben Sie die Möglichkeit Zeiten besonders schnell zu erfassen. Klicken Sie das Uhren-Symbol neben der Kommen- oder der Gehen-Zeit an und es erscheint zunächst eine Leiste mit den Stunden. Fahren Sie mit der Maus über die gewünschte Stunden-Zeit und wählen Sie dann die Minuten im darauf erscheinenden Untermenü.
Zeiterfassung bietet die Möglichkeit, bis zu 20 Zeitpaare an einem Tag zu erfassen. Möchten Sie ein neues Zeitpaar hinzufügen, klicken Sie auf hinzufügen. Zeiterfassung hängt dann an das letzte Zeitpaar ein neues Paar an, dessen Zeiten Sie dann verändern können (in unserem Beispiel würde beim Anklicken von hinzufügen ein zweites Zeitpaar "16:45 - 16:45" hinzugefügt werden).
Zeiterfassung errechnet die IST- Zeiten eines Tages immer aus der Differenz zwischen Gehen- Zeit und Kommen- Zeit der einzelnen Paare. Wenn die Kommen- Zeit und die Gehen-Zeit eines Paares identisch ist, ergibt sich für das entsprechende Paar ein IST- Wert von 00:00.
Wenn Sie den Terminalmodus aktiviert haben, in dem die Mitarbeiter über einen Terminal- PC durch Eingabe der Personalnummer oder mit einer Chipkarte die Zeiten erfassen, bedeutet ein Zeitpaar mit identischer Kommen und Gehen- Zeit, das der Mitarbeiter bisher erst gekommen ist.
Beispiel:
Der Mitarbeiter betritt an einem Tag um 08:00 die Firma und meldet sich an einem Terminal-PC an, indem er seine Personalnummer eingibt oder die Chipkarte in das angeschlossene Terminal steckt.
Der aktuelle Tag wird als erfasst gekennzeichnet und als Zeitpaar trägt Zeiterfassung "08:00 - 08:00" ein.
Dem Mitarbeiter wird auf dem Bildschirm das KOMMEN- Symbol angezeigt (grünes Ampelmännchen).
Der Mitarbeiter verlässt am selben Tag die Firma um 17:00 Uhr und meldet sich an einem Terminal- PC ab, indem er seine Personalnummer eingibt oder die Chipkarte in das angeschlossene Terminal steckt.
Zeiterfassung erkennt die Buchung als Gehen, da bisher eine identische Buchung am aktuellen Tag vorliegt.
Das Programm trägt nun die aktuelle Uhrzeit als Gehen in das bis jetzt identische Zeitpaar ein.
Wenn Sie diesen Tag nun bearbeiten oder ausdrucken sehen Sie die Daten "08:00 - 17:00".
Zum Erfassung von Urlaubs- und Krankheitstagen klicken Sie auf den betreffenden Tag und drücken anschließend die rechts Maustaste. Wählen Sie aus dem eingeblendeten Kontextmenü den gewünschten Tagestyp aus.
Um längere Urlaubs- bzw. Krankheitszeiträume einzutragen verwenden Sie bitte die Funktion "Urlaub&Krankheit".
Tag festlegen
Um einen Tag als Arbeits-, Urlaubs- oder Krankheitstag zu definieren, muss betreffende Tag zunächst mit der linken Maustaste selektiert werden. Drücken Sie dann die rechte Maustaste, erscheint dein Pop-Up-Menü.
Hier können Sie nun wählen, als was Sie den Tag definieren möchten - Arbeitstag, Urlaubstag, Krankheitstag oder Termin - je nach Wahl erscheinen die Daten des Tages im unteren Teil des Bildschirms.
Bei einem halben Urlaubstag können Sie die Arbeitszeiten des Tages angeben - die Soll-Stunden an diesem Tag werden durch 2 geteilt. Arbeiten Sie an einem halben Urlaubstag länger als die Hälfte der vorgegebenen Soll-Stunden, bekommen Sie diese Zeit als Plus auf dem Stundenkonto gutgeschrieben.
Bei einem halben Krankheitstag haben Sie keine Möglichkeit Arbeitszeiten zu erfassen. Die Soll-Stunden an einem halben Krankheitstag fließen nicht in die Berechnung des Stundenkontos ein.
Um Tage schneller zu erfassen, kann man sich mit den Cursor-Tasten im Kalender bewegen und mit der SPACE- Taste einen Tag als Arbeitstag definieren. Ist ein Tag bereits definiert, wird er gelöscht. Man kann mit der SPACE- Taste Arbeitstage schneller definieren als mit der Maus.
Beachten Sie auch die Tastatur-Belegung für die schnelle Erfassung von Krankheits- und Urlaubstagen.