Die Pausenregelung ist wichtiger Bestandteil der Konfiguration des Zeiterfassungssystems.
Im Reiter Pausenregelung legen Sie die für Ihre Firma passende Pausenregelung fest, die zeitmodellübergreifend gilt. Die Einstellungen gelten grundsätzlich für jedes Zeitmodell, es sei denn, bei einem Zeitmodell wurden individuelle Einstellungen getroffen, die zwar die gleiche Pausenregelung verwenden, aber mit abweichenden Werten.
| • | vordefinierte Pausenzeiten automatisch von erfassten Arbeitszeiten abziehen Bei dieser Einstellung "stempeln" die Mitarbeiter nur zwei mal am Tag, erfassen also keine Pause, da diese automatisch vom Programm abgezogen wird. Die Pausenlänge können Sie hierbei im jeweiligen Zeitmodell festlegen. |
Beispiel:
Zeitpaar 08:00 - 16:45 Uhr, Pause laut Zeitmodell 00:45 Stunden
Die errechnete Arbeitszeit an diesem Tag beträgt 8 Stunden, da die Software die Pause automatisch von der gearbeiteten Zeit abzieht
| • | Pausenzeiträume verwenden Bei dieser Einstellung "stempeln" die Mitarbeiter ebenfalls nur zwei mal am Tag, erfassen also keine Pause, da diese automatisch vom Programm erkannt und abgezogen wird. |
Sie können hierbei in der Tabelle im unteren Teil des Bildschirms bis zu 3 Pausenzeiträume angeben. Das Programm errechnet für jeden Mitarbeiter automatisch die Pause, wenn er während der erfassten Pausenzeiträume anwesend war.
Beispiel:
Zeitpaar 08:00 - 16:45 Uhr, Pausenzeiträume: 09:00 - 09:15; 12:30 - 13:00 Uhr
Die errechnete Arbeitszeit an diesem Tag beträgt 8 Stunden, da die Software die Pause automatisch von der gearbeiteten Zeit abzieht.
Zur Verdeutlichung:
08:00 - 16:45 (8 Stunden, 45 Minuten)
abzüglich 09:00 - 09:15 (15 Minuten)
abzüglich 12:30 - 13:00 (30 Minuten)
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Zu wertende Ist-Zeit: 8 Stunden
| • | Mindestpausen verwenden Bei dieser Einstellung müssen die Mitarbeiter die Pausen "stempeln". Das Programm achtet darauf, dass eine von Ihnen angegebene Mindestpause eingehalten wird. |
In der Konfiguration ist ein Zeitraum hinterlegt, in dem das Programm überprüft, ob eine Pause bestimmter Länge eingehalten wurde. Falls die Pause nicht eingehalten wurde, wird die Zeit, die zur Erfüllung der Mindestpause fehlt, automatisch in das Pausenfeld des entsprechenden Arbeitstages eingetragen.
Beim Aktivieren der Option es soll keine Pause abgezogen werden... wird die Tabelle um die Spalten Zeit von und Zeit bis erweitert. Die Werte in den Spalten Zeit von und Zeit bis helfen dem Programm dabei zu erkennen, ob ein Mitarbeiter "ausnahmsweise" nur einen halben Tag arbeitet. An solchen Tagen zieht das Programm dem Mitarbeiter keine Pause ab. Die Werte in den Spalten "Zeit von" und "Zeit bis" sollten von der Uhrzeit her einen Zeitraum ergeben, der in der Mitte Ihrer Firmenarbeitszeit liegt.
Die folgenden Beispiele veranschaulichen wie dies gemeint ist:
Beispiel 1:
Der Mitarbeiter erfasst folgende Zeiten:
08:00 - 12:30 (=04:30 Stunden)
13:00 - 18:00 (=05:00 Stunden)
Wurde beispielsweise eine Mindestpause von 01:00 Stunden festgelegt, werden diesem Mitarbeiter am Tagesende 30 Minuten Pause an diesem Tag eingetragen, da die Unterbrechung zwischen den Zeitpaaren nur 30 Minuten lang war.
Beispiel 2 (aktivierte Funktion "es soll keine Pause abgezogen werden..."):
Der Mitarbeiter erfasst als einzigen Zeitpaar folgende Zeiten und beendet dadurch die Arbeit vor Ende der Pausenzeitraums (Werte in den Spalten "Zeit von": 11:00 und "Zeit bis": 14:00):
08:00 - 13:00 (=05:00 Stunden)
Dem Mitarbeiter werden an diesem Tag keine Pause abgezogen.
Beispiel 3 (aktivierte Funktion "es soll keine Pause abgezogen werden..."):
Der Mitarbeiter erfasst als einziges Zeitpaar die folgenden Zeiten und beginnt dadurch die Arbeit nach Beginn des Pausenzeitraums (Werte in den Spalten "Zeit von": 11:00 und "Zeit bis": 14:00):
12:30 - 18:00 (=5:30 Stunden)
Dem Mitarbeiter werden an diesem Tag keine Pause abgezogen.
| • | Für das Programm ist eine Pause die Zeit, die zwischen den erfassten Zeitpaaren liegt. Zeiterfassung betrachtet zur Ermittlung der Mindestpause den kompletten Tag, also alle "Unterbrechungen" von Zeitpaaren, die an einem Tag existieren. Die Summe der Zeiten, die sich aus den Unterbrechungen ergibt, vergleicht das Programm mit dem Wert, den Sie in der Spalte "Mindestpause" angeben. |
| • | Ist die Option nicht aktivert, prüft das Programm unabhängig von den gebuchten Uhrzeiten, ob die Mindestpause erreicht wurde. |
| • | Pausen anhand der gearbeiteten Stunden ermitteln |
Die Mitarbeiter müssen Pausen nicht stempeln, sondern erfassen nur eine Kommen- und eine Gehen-Zeit. In der Konfiguration ist hinterlegt, ab wievielen Stunden Arbeitszeit wieviel Pause eingetragen wird.
Wenn die gestempelten Pausen dieses Tages nicht berücksichtigt werden sollen:
1. Beispiel:
Zeitpaar 08:00 - 13:00 Uhr. Ab 4 Stunden Arbeit wird 1 Stunde Pause eingetragen (Spalte "Arbeitszeit1": 04:00; Spalte "Pause1": 01:00). Die errechnete Arbeitszeit an diesem Tag beträgt 4 Stunden, da die Software als Pausenwert 01:00 Stunde ermittelt und automatisch von der gearbeiteten Zeit abzieht.
2. Beispiel:
Das Zeitpaar 08:00 - 10:00 Uhr ergibt eine Arbeitszeit von 2 Stunden. Es wird als Pause 00:00 verwendet, da erst ab 4 Stunden Arbeit 1 Stunde Pause eingetragen wird (Spalte "Arbeitszeit1": 04:00; Spalte "Pause1": 01:00).
Wenn die gestempelten Pausen dieses Tages berücksichtigt werden sollen:
Beispiel:
Zeitpaare 08:00 - 11:00 und 11:10 - 13:00 Uhr. Ab 4 Stunden Arbeit wird 1 Stunde Pause eingetragen (Spalte "Arbeitszeit1": 04:00; Spalte "Pause1": 01:00). Der Mitarbeiter hat in diesem Beispiel eine Pause von 11:00-11:10 gemacht, was 10 Minuten ergibt. Das Programm soll nun ab 4 Stunden eine Stunde Pause eintragen, dabei jedoch die bereits erfassten Pausen berücksichtigen. Demnach trägt das Programm statt einer Stunde nur 50 Minuten Pause ein, weil es die 10 Minuten gestempelte Pause berücksichtigt. Die errechnete Arbeitszeit an diesem Tag beträgt dann 4 Stunden.