Nach der Anmeldung gelangen Sie in die Programmoberfläche der Telefonzeiterfassung:
Die Oberfläche besteht aus drei Teilen: dem Anrufprotokoll, der Mitarbeiterverwaltung und der Konfiguration.
Im Bereich Mitarbeiter können Sie bei jedem Mitarbeiter eine Telefonnummer hinterlegen und festlegen, ob dieser die Möglichkeit haben soll, Zeiten über das Telefon zu erfassen:
Wenn Sie bei einem Mitarbeiter keine Telefonnummer hinterlegen oder der Mitarbeiter von einem Telefon aus anruft, welches die Rufnummer nicht mitsendet, fragt die Software am Telefon den Mitarbeiter zunächst nach seiner Personalnummer und nach dessen Passwort. Wir die Telefonnummer vom Anrufer übertragen und stimmt diese mit der Telefonnummer des Mitarbeiters überein, so entfällt der Benutzername/Passwort-Dialog und der Mitarbeiter wird sofort vom System indentifiziert.
Unter "Berechtigung" können Sie für den gewählten Mitarbeiter bestimmen, welches Recht ihm für die Telefonzeiterfassung eingeräumt wird.
Die Einstellung "keine Erfassung über das Telefon möglich" deaktiviert die Erfassung für diesen Mitarbeiter. Versucht sich der Mitarbeiter trotzdem über das Telefon anzumelden, wird er über die Sprachausgabe darüber in Kenntnis gesetzt, dass ihm die erforderlichen Rechte zur Erfassung von Zeiten fehlen.
Die Einstellung "ausschließlich über eigene Telefonnummer" lässt die Erfassung nur über die eingegebene Telefonnummer zu. Ruft der Mitarbeiter von einem anderen Telefon aus an oder übermittelt seine Rufnummer nicht, wird keine Zeit erfasst und der Anrufer über die Sprachausgabe vom System darüber informiert.
Die Einstellung "von beliebigem Telefon aus" ermöglicht das Erfassen von jedem beliebigen Telefon aus, egal ob eine Telefonnummer mitgesendet wird, oder die Telefonnummer anders lautet, als die unter "Telefonnummer" erfasste Nummer. Falls die gesendete Nummer nicht mit der eingetragenen Nummer übereinstimmt oder keine Nummer vom Anrufer gesendet wird, fordert das System den Anrufer zur Eingabe seiner Personalnummer des Passworts auf.
Der Bereich "Konfiguration" wurde bereits im Kapitel "Installation" erwähnt.
Beachten Sie die Funktion "Berechtigungen zurücksetzen". Mit ihr haben Sie die Möglichkeit, für alle Mitarbeiter auf einmal die Berechtigungen entsprechend Ihrer Auswahl zu setzen. Sie sparen sich damit viele Mausklicks!
Hinter dem Reiter "Datenbank-Verbindung" verbergen sich Einstellungen für die Datenbank. In der Regel müssen Sie hier nichts konfigurieren, da die Einstellungen aus der Installation der Zeiterfassung auf dem PC übernommen werden.
Im Reiter ISDN-Einstellungen können Sie einen Test der ISDN-Funktionen durchführen und bestimmen, ob nach der Eingabe einer bestimmten Anzahl von Ziffern automatisch die Nummer als Personalnummer erkannt werden soll - der Anrufer muss dann nicht mehr die Raute-Taste drücken.
Im Reiter Rufnummernfilter können Sie bei Bedarf den Rufnummernfilter aktivieren. Dieser Filter wurde programmiert, um die Zeiterfassung nur von bestimmten Telefonen aus zu ermöglichen. Sie können somit sicherstellen, dass Mitarbeiter beispielsweise nur vom Büro aus bei der Zeiterfassung anrufen können, um Zeiten zu buchen. Der Rufnummernfilter sollte in Kombination mit der Berechtigung "Erfassung von beliebigem Telefon aus" verwendet werden. Haben Sie beispielsweise diese Berechtigung bei einigen oder allen Mitarbeitern aktiviert, wir die Telefonnummer des Anrufers zunächst über den Filter geprüft.
