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Inhalt des Videos:
| • | Zeitmodelle sind neben den erfassten Arbeitszeiten das Kernstück der Zeiterfassung. In einem Zeitmodell ist hinterlegt, an welchem Tag ein Mitarbeiter wie lange arbeiten muss. Im Personalstamm wird einem Mitarbeiter in Zeitmodell zugewiesen. Im Bereich „Zeitmodelle“ können Sie eigene Zeitmodelle anlegen und bestehende Zeitmodelle bearbeiten. Ein neues Zeitmodell erstellen Sie, indem Sie auf „neu“ klicken und dann eine Bezeichnung für das Zeitmodell vergeben. Bei Bedarf können Sie beim Erstellen eines Zeitmodells auch die Einstellungen eines bestehenden Zeitmodells übernehmen um sich Tipparbeit zu ersparen. |
| • | Nach dem Anlegen eines Zeitmodells erscheint das Einstellungsfenster des Zeitmodells. Hier wird festgelegt, wie viele Stunden Mitarbeiter dieses Zeitmodells von Mo-So arbeiten müssen. |
| • | Im Reiter „Kalender“ sehen Sie zur Kontrolle die aus den Einstellungen resultierenden Soll-Zeiten in Kalenderform. |
| • | Im Reiter „Freie Tage“ können Sie arbeitsfreie Tage erfassen, die ausschließlich für dieses Zeitmodell gelten. Freie Tage, die für jedes Zeitmodell gelten, legen Sie in der Konfiguration bei „Feiertage“ fest. |
| • | Ein Blick auf den Kalender zeigt die Änderung: der 26.05., der normalerweise ein Arbeitstag mit 5 Soll-Stunden wäre, wird nun als arbeitsfrei dargestellt, weil er sich in der Liste der arbeitsfreien Tage des Zeitmodells befindet. |
| • | Im Reiter „abweichende Sollzeit“ werden Tage auf ähnliche Weise erfasst. Hier können Sie eine individuelle Soll-Zeit für einen Tag festlegen. |
| • | Ein Blick auf den Kalender zeigt: während in diesem Zeitmodell normalerweise (laut Reiter „Wochenarbeitszeit“ Montags 5 Stunden gearbeitet werden muss, beträgt die Sollzeit am 29.05. nun 6 Stunden. |
| • | Jedes Zeitmodell kann auf Wunsch individuelle Werte für Kappungen und Gleitzeiten enthalten. Normalerweise gelten die im Hauptmenü bei „Zeitmodelle“ eingestellten Werte. Wenn Sie abweichende Einstellungen vornehmen möchten, klicken Sie auf „individuelle Einstellungen erstellen“. |
| • | Die Einstellungen entsprechen in ihrer Funktion exakt denen der Hauptkonfiguration der Zeitmodelle. Diese werden etwas später in diesem Video noch erklärt. |
| • | Auch die Einstellungen im Reiter „individuelle Gleitzeiten“ entsprechen denen der Hauptkonfiguration. Die Option „Toleranzwert verwenden“ ist jedoch nur hier aktivierbar. Diese Option legt fest, ob Kappungen grundsätzlich vorgenommen werden sollen, oder ob der in der Hauptkonfiguration hinterlegte Wert als Toleranz berücksichtigt werden soll. Auf diese Weise kann beispielsweise sicher gestellt werden, dass bei Mitarbeitern die einen längeren Weg vom Werkstor zur Arbeitsstätte haben, keine Arbeitszeiten gekappt werden. |
| • | Im Reiter „erweitert“ können Sie die Normalarbeitszeiten und Kernarbeitszeiten des Zeitmodells erfassen. Normalarbeitszeiten sind die Zeiten, in denen Mitarbeiter dieses Zeitmodells normalerweise arbeiten. Verwendet werden diese Zeiten, wenn ein Mitarbeiter von einer Dienstreise z.B. Mittags zurückkehrt. Dabei wird als Kommen-Zeit die Normalarbeitszeit verwendet (hier 08:00 Uhr) und nicht die tatsächliche Zeit (in unserem Beispiel 13:00 Uhr). |
| • | Wenn Sie im Reiter „Zeitmodelle“ Ihre benötigten Zeitmodelle angelegt haben, legen Sie im Reiter „allgemeine Pausenregelung“ fest, wie die Software die Pausen berechnen soll. Zur Auswahl stehen 4 Pausenmodelle, die mit Beispielen in der Dokumentation der Software ausführlich beschrieben werden. Legen Sie hier das Pausenmodell fest, welches am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Beachten Sie dabei, dass diese Einstellung für alle Zeitmodelle gilt. Für jedes Zeitmodell können Sie abweichende Werte (etwa die Uhrzeiten von Pausenzeiträumen oder die Länge der Mindestpausen festlegen). |
| • | Beim ersten Pausenmodell wird nur 2 mal pro Tag gebucht: morgens und abends. Die Pause wird automatisch abgezogen und ist im Zeitmodell bei der Wochenarbeitszeit hinterlegt. |
| • | Bei der Verwendung von Pausenzeiträumen wird ebenfalls nur 2 mal am Tag gebucht. Im Unterschied zum ersten Modell betrachtet die Software am Ende des Tages die garbeiteten Zeiten. War der Mitarbeiter innerhalb der angegebenen Zeiten anwesend, wird die entsprechende Pause verwendet. Sie können bis zu 3 Zeiträume angeben. War ein Mitarbeiter beispielsweise während aller 3 angegebenen Zeiträume anwesend, ergibt sich die Pause aus der Summe aller 3 angegebenen Zeitraumpausen. |
| • | Bei der Verwendung der Mindestpause können die Mitarbeiter die Pause „stempeln“, müssen es aber nicht unbedingt. Ist beispielsweise 30 Minuten als Mindestpause hinterlegt, betrachtet die Software am Ende eines Tages die erfassten Zeiten. Hat der Mitarbeiter eine Pause gemacht, liegt demnach eine Unterbrechung der Arbeitszeit vor. Beispiel: 08:00-12:00 und 12:20-17:00. Wenn die Summe aller „gestempelten“ Pausen eines Tages nicht mindestens den angegebenen Wert ergibt (hier 30 Minuten), wird vom Programm eine sg. Strafpause eingetragen. In unserem Beispiel wären das 10 Minuten, da die gebuchte Pause von 12:00-12:20 nicht mindestens 30 Minuten ergibt. |
| • | Eine zusätzliche Option ermöglicht es Ihnen, Ausnahmen der Mindestpausenregel zu definieren. Kommt es vor, dass Mitarbeiter an einem Tag Überstunden abfeiern möchten, so würde die Software normalerweise ungeachtet dieser Tatsache die Mindestpause abziehen. Ein Mitarbeiter der also (ausnahmsweise) bis Mittags arbeitet und dann nach Hause geht um seine Überstunden abzufeiern, bekäme in diesem Falle auch die Mindestpause abgezogen. Um dies zu verhindern, aktivieren Sie die Optio und geben bei „Zeit von“ und „Zeit bis“ einen möglichst großzügigen Zeitaum an, in dem „normalerweise“ Mittagspause in Ihrem Unternehmen gemacht wird. Wenn der Mitarbeiter nun innerhalb des angeg. Zeitraumes geht und nicht mehr wieder kommt, wird ihm in diesem Falle keine Mindestpause abgezogen. |
| • | Die schwierigste Pausenregelung ist die Bestimmung der Pausen anhand der gearbeiteten Zeit. Hier betrachtet sich die Software am Ende eines Tages die tatsächlich gearbeitete Zeit und berechnet anhand dieser Zeit die Pause. Das hört sich recht einfach an – ist aber aufgrund der Einstellungsparameter sehr komplex. Bitte lesen Sie hierzu die Beschreibung in der Online-Hilfe. |
| • | Im Reiter „allgemeine Kappungen am Monatsende“ können Sie bestimmen, was mit den Überstunden eines Monats geschehen soll. |
| • | In der Grundeinstellung werden keine Kappungen durchgeführt. Das bedeutet, alle geleisteten Überstunden werden von einem in den anderen Monat übernommen. |
| • | Die Einstellung „Überstunden bis zu einem bestimmten Wert übertragen“ bestimmt, wie viele Überstunden von einem in den anderen Monat übernommen werden können. |
| • | „Überstunden ab einem bestimmten Wert übertragen“ legt fest, dass zwar Überstunden von einem in den anderen Monat übertragen werden, jedoch erst, wenn diese einen bestimmten Wert erreicht haben. Andernfalls werden die Überstunden auf 00:00 gekappt. |
Wichtig: Die Kappungen erfolgen erst, wenn Sie über das Pull-Down-Menü „Extras/Datenpflege“ einen Monatsabschluss durchführen.
| • | Im Reiter „allgemeine Gleitzeitgrenzen“ legen Sie die Gleitzeitgrenzen für alle Zeitmodelle fest, die keine individuellen Einstellungen haben. Sie können in der Tabelle für jeden Wochentag eine Uhrzeit für Gleitzeit-Start und Gleitzeit-Ende festlegen. |
| • | In den Optionen der Tabelle legen Sie fest, was mit den Zeiten geschehen soll, die vor Beginn oder nach Ende der Gleitzeit erfasst werden. |
| • | Wie bereits zuvor in der Konfiguration der Zeitmodelle erklärt, legt der Toleranzwert fest, ob die Einstellungen für eine Kappung der Start- und Endzeit unter Berücksichtigung einer Toleranz verwendet werden. |